در روزگار جدید با افزایش پیچیدگی های ساختاری و تنوع فن آوری، دیگر مدیران نمی توانند صاحب جمیع اطلاعات وتخصص ها باشند. در نتیجه ناگزیر از همفکری با کارشناسان و برگزاری جلسات متعدد هستند. جلساتی منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیم های مطلوب می شود که با مدیریت مناسب و منسجم اداره شود. در غیر این صورت نه تنها موجب بهبود وکارایی مجموعه نخواهد بود، بلکه باعث اتلاف وقت و امکانات و ایجاد تضادهای درون سازمان خواهد شد. در اینجا نحوه تشکیل جلسات موثر را تشریح می کنیم:
– دعوت شدگان به جلسه باید محدود باشند، جلسات پرجمعیت، معمولاً کم بازده هستند.
– جلسه باید رئیس مشخص داشته باشد. لزوماً رئیس جلسه نباید ارشد ترین فرد مجموعه باشد. مثلاً بهتر است جلسات مربوط به تولید، به ریاست مدیر تولید و جلسات مالی به ریاست مدیر مالی برگزار شود.
– جلسه باید دارای دستور مشخص باشد و موضوع آن از مدتی قبل به اطلاع تمام شرکت کنندگان برسد، مثلاً رسیدگی به مشکلات انبار داری. این وظیفه رئیس جلسه است که نگذارد افراد حاضر در جلسه، از موضوع خارج شوند و به سایر موضوعات و مسائل بپردازند.
– زمان شروع و پایان جلسه باید مشخص باشد. مثلاً از قبل اعلام شود که جلسه از ساعت ۲ شروع و در ساعت ۳ خاتمه پیدا می کند. جلسه باید سر ساعت شروع و در زمان پیش بینی شده تمام شود، حتی اگر نتیجه گیری لازم نشده باشد. جلسات طولانی و بدون محدودیت افراد را خسته می کند و برنامه ریزی آنها را برای انجام سایر وظایف روزمره، ناممکن می سازد.
– مسائل مطرح شده و تصمیمات اتخاذ شده باید توسط منشی جلسه صورتجلسه شود و تا اجرای نهایی پی گیری گردد.
با این شیوه برگزازی جلسه، به تدریج اهمیت حضور در جلسات برای همه اثبات می شود و آن را جدی می گیرند. شش عامل، می تواند موجب ناموفق شدن جلسات شود.
– مسائل فردی: چون جلسه ها ترکیبی از افراد مختلف است و هر فرد علائق و دغدغه های خاص خود را دارد، طبیعی است که هرکس سعی کند موضع بحث را به سوی اولویت های خود ببرد. مثلاً در جلسه کنترل کیفیت، یک بحث طولانی در مورد کمبودهای آزمایشگاهی، مسئله خارج از دستور محسوب می شود.
– خارج شدن از موضوع: با پیش آمدن موضوع های مختلف، افراد میل دارند که از موضوع خارج شده، به مسائل حاشیه ای و نامربوط بپردازند. مثلاً اگر دستور جلسه پیدا کردن روش های صرفه جویی در مصرف آب است، بحث کردن راجع به مقدار بارش برف و باران در روزهای گذشته، خارج از موضوع جلسه است.
– تراکم مسائل: در یک جلسه با وقت مشخص و محدود، امکان رسیدگی به ده ها موضوع و مسئله نیست. هر جلسه باید با یک موضوع اصلی و حداکثر دو یا سه مورد فرعی، ولی مربوط به موضوع اصلی، برگزار شود.
– روشن نبودن جایگاه افراد: باید جایگاه رئیس جلسه، مشاوران،کارشناسان، منشی جلسه، مهمان و یا مثلاً ناظران و کارآموزان، کاملاً مشخص باشد و همه در طول جلسه به این تقسیم بندی وفادار بمانند. مثلاً یک کارشناس حق ندارد تصمیم گیری کند یا منشی جلسه حق ندارد به جای رئیس، جلسه را بگرداند.
– سوء استفاده از قدرت: رئیس جلسه اکثراً فعال ترین عضو جلسه می شود و بیشترین وقت را به خود اختصاص می دهد و به صورت ناخودآگاه به کسانی که موافق نظراتش هستند وقت بیشتری می دهد و زمان اظهارنظر منتقدان را کوتاه می کند. در چنین شرایطی، نقد و تحلیل و اظهار نظر سازنده و موثر اتفاق نمی افتد.
– مرعوب شدن افراد: معمولاً شرکت کنندگان، مرعوب مدیریت و یا افراد پر اسم و رسم می شوند و از اظهار نظر واقع بینانه خودداری و از دادن اطلاعات و آماری که برخلاف نظر بزرگان جلسه است، اجتناب می کنند. اگر فردی که به جزئیات و نحوه حل مشکالات موضوع جلسه مسلط است، قدرت بیان دانسته های خود را پیدا نکند، جلسه بی نتیجه می ماند. به همین دلیل باید جلسات بسیار صمیمی و به دور از رعب و وحشت برگزار شود، تا همه بتوانند تجربیات و نظرات خود را مطرح کنند.
یک دیدگاه بنویسید